Cách tổ chức sự kiện tri ân tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp tổ chức sự kiện tri ân khách hàng hàng năm nhằm kết nối khách hàng, xây dựng mối quan hệ thân thiết trong làm ăn. Thị trường cạnh tranh khốc liệt, doanh nghiệp cần có cách để giữ chân khách hàng cũ, tăng cường uy tín, hình ảnh trên thị trường. 

Thông qua hội nghị tri ân khách hàng, doanh nghiệp có được nhiều lợi thế, có được thiện cảm từ đối tác trong làm ăn. Do vậy, công ty tổ chức hội nghị tri ân khách hàng là điều cần thiết, cần được thực hiện. Tuy nhiên, việc tổ chức hội nghị khách hàng cần cân nhắc, phù hợp với ngân sách tài chính. Dưới đây là một số gợi ý để doanh nghiệp tổ chức sự kiện tri ân tối ưu chi phí.

Lên kế hoạch chi tiết kèm kế hoạch tài chính phù hợp

Tổ chức 1 sự kiện không hề đơn giản, đặc biệt với sự kiện tri ân khách hàng với nhiều khách mời quan trọng, là đối tác làm ăn kinh doanh. Sự kiện tri ân sẽ là dịp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh, thương hiệu uy tín, đánh tin cậy với khách hàng. Do vậy, cần có kế hoạch chi tiết, kèm chi tiêu tài chính để tránh sự cố và phát sinh.

Kế hoạch cho buổi lễ tri ân khách hàng sẽ gồm 2 giai đoạn: công tác chuẩn bị và thực hiện kế hoạch. Trong đó, công tác chuẩn bị sẽ là bước tiêu tốn chi phí tài chính nhiều nhất, cần lưu ý:

• Chuẩn bị thuê địa điểm tổ chức sự kiện, tiệc mặn sau sự kiện.
• Chuẩn bị mời khách, viết thiệp mời, văn bản, email đến đối tác khách hàng.
• Quảng cáo cho chương trình sự kiện tri ân sắp diễn ra, với: băng rôn, banner, quảng cáo trên mạng xã hội…
• Setup sân khấu, khu vực đón tiếp khách, trang trí không gian.
• Chuẩn bị quà tặng cho khách mời tham gia và không tham gia sự kiện.
• Chuẩn bị chương trình biểu diễn văn nghệ, gameshow giải trí…
• Chuẩn bị tiệc sau kết thúc buổi lễ.

Dựa trên các hạng mục công việc cần chuẩn bị để lên kế hoạch chi tiêu tài chính chi tiết. Bảng tài chính sẽ giúp doanh nghiệp cân đối các khoản chi tiêu phù hợp.

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện khách hàng sang trọng, tiết kiệm chi phí

Tổ chức sự kiện khách hàng tiết kiệm chi phí nhưng vẫn cần đảm bảo sự chuyên nghiệp, trọng thị mang đến sự thoải mái cho khách hàng. Lưu ý những điểm sau để sự kiện khách hàng không ngốn quá nhiều chi phí của doanh nghiệp:

• Lựa chọn, đánh giá các đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín, chất lượng với mức giá tốt. Tránh tìm hiểu 1 2 đơn vị báo giá đã quyết định sẽ không lựa chọn được mức giá tốt nhất cho sự kiện.
• Xác định quy mô sự kiện, đối tượng khách mời phù hợp. Tránh mời khách tràn lan, làm buổi lễ bị loãng và lãng phí ngân sách.
• Phần tiệc sẽ tốn khá nhiều chi phí, nên cần lựa chọn món ăn chất lượng, vừa phải, tránh lãng phí.
• Quà tặng cho khách hàng không cần quá đắt đỏ, nhưng cần có nội dung, ý nghĩa, là sản phẩm chính hãng thể hiện uy tín, hình ảnh của doanh nghiệp.

Sự kiện khách hàng cần được đầu tư, chăm chút về hình thức để giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh. Tuy nhiên, cần có cách để cân đối tài chính, tránh lạm phát, tiêu quá mức ngân sách cho phép. Người tổ chức cần biết cách lên kế hoạch, tối ưu chi phí, giảm phát sinh.

Thuê dịch vụ tổ chức sự kiện là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Dịch vụ trọn gói, hỗ trợ lên kế hoạch chi tiết giúp doanh nghiệp giảm phát sinh và tiết kiệm chi phí.